武漢會議服務
武漢天策會議案例
武漢天策會議
[湖北會議網]大型會議接待詳細流程

大型會務前準備工作

1、會議(會展)的設計與策劃服務:根據客戶要求,靈活掌握會議規模.費用.提供整體策劃。展臺規劃及會場裝飾(包括布標、指示牌宣傳品的設計與制作)。預訂、設計、布置會場、會議室、展覽廳。

 2、公關禮儀服務:為代表提供禮儀、公關、文秘服務。

 3、代辦會議用品、禮品、紀念品、印刷包裝用品和分發文件。

 4、協助主辦單位選擇會議場地。

 5、準備會務用品(代表證、餐票、會標等),印制.裝訂會議資料。

 6、代發邀請函,會議通知,處理整理會議回執。

 7、邀請領導人士,行業代表,新聞媒體,演藝人員。

 8、會議酒店預訂,用餐安排,車輛代理。用餐安排:以特惠價安排本地菜館餐飲服務;以優惠價格提供廈門酒店及車輛預訂服務。

 9、簽到,收費,開票服務。

 會務過程服務                         

1、會場協調管理工作。會場資料收集、整理與分發。為參會企業在網上免費宣傳。

 2、秘書事務服務及翻譯(同聲或資料翻譯)服務。

 3、提供會議所需的白板、紙筆、音像、投影儀、互聯網、普通多媒體及其它視聽設施服務。

 4、會議錄像,攝影,廣告宣傳,會議紀念品。

 5、會議留念,通訊錄制作,意見反饋。

 會務觀光考察服務:

 會后安排參觀、訪問、旅游、考察等活動。為代表安排富有當地特色的晚間娛樂活動和項目。

 會展后期服務:

 票務服務:為參會代表提供各地返程飛機票、汽車票、火車票預訂服務。

 展品托運服務:代辦(航空、鐵路、公路)會展相關展品、禮品、紀念品的托運。

 接送車服務:為會議代表提供接送機場、車站、碼頭服務。

 會務服務規范

 1、會展準備工作

 接到會議通知單后,了解會議名稱、性質、開會時間、與會人數及布置要求。

 落實接站人員及車輛的的安排。

 根據人數和要求,確定會議的臺形,也可根據要求擺放。

 根據要求先將所需的各種用具和設備準備好(會議桌、椅、臺布、臺裙、蓋杯、開水、茶葉、煙缸、小毛巾、火柴、紙、筆、橫幅、鮮花等綠色植樹、會議牌)。

 按要求將所需用設備擺放就位,并調試好相關設備如麥克風、幻燈機、電視機、錄像機、投影儀等。

 會議開始前半小時,各項準備工作到位(小毛巾,備好充足開水、調試音響,開啟燈、空調<22℃-24℃>,靈活控制)。

 檢查臺形是否符合要求,臺面要整潔,各種用具干凈、齊全,擺放符合標準。

 根據要求,將指示牌放在特定位置。

 開會前十五分鐘,在門口等候。

 ◎ VIP會議服務于會前30分到崗,精神飽滿地在門口迎候。

 2、會議全程服務                              

 當客人來到會議室時,禮貌熱情地向客人問好,請客人進入會議室入座。

 先到達的客人入座以后,提供茶水服務,會議人數到齊后,送上小毛巾。

 通常每半小時左右為客人更換煙缸,添加茶水等,特殊情況可按客人要求服務。

 會議期間服務員站于會議室門口直至會議結束。

 會議中間休息,要盡快整理會場,補充和更換各種用品。

 3、會務結束時服務                           

會議結束,服務員應站在門口,微笑著向客人道別,并請會務組人員簽單。

 會議結束,仔細地檢查一遍會場,看是否有遺忘的東西和文件等,設備設施是否有損壞,做好記錄。

 將會議用具、設備整理好,關閉空調、電燈、窗、鎖好會議室門。

 如是產品訂貨會,會議結束服務員協助客人清理會場,保證酒店設備設施不被損壞。

 
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