武漢會議服務
武漢天策會議案例
武漢天策會議
[武漢會議公司]當前會議旅游策劃與分析

湖北會議網會議旅游是商務旅游的一個細分市場。首先,從旅游目的來看,會議旅游者的出游動機既非觀光也非度假,而是出于一種商務目的,他們希望通過參加會議獲取有利于所在機構發展的新信息、新思想,從而開拓新思路。總之,最終目的是實現組織目標。

  其次,從付費方式來看,會議旅游的實際消費者是會議參與者,付款者卻是會議參與者所在的單位。也就是說,盡管從形式上看大多數的會議旅游是個體行為,究其本質,卻是一種組織行為,作為最終消費者的會議參與者僅是組織行為的執行者而已,這一點與商務旅游的本質相吻合。當然,也不排除出于個人興趣或者其他原因參與會議的個體行為。
會議旅游的特點
(1)參加會議的人員,比一般旅游者的消費水平高,購物能力強,從而會給會議接待者帶來可觀的經濟收入。

  (2)參加會議的人員,既要參加會議,又要參觀游覽,因此,他們逗留的時間比一般旅游者要長得多。

  (3)會議旅游的計劃性強,而且多在旅游淡季舉行,可以有效地調節旺季與淡季客源的不平衡,可以提高各類旅館的全年利用率。

  (4)會議旅游不受氣候和旅游季節的影響。

  (5)會議旅游開展難度較小。一般認為,一個接待會議旅游的國家或地區,在旅游設施和旅游服務方面,應具備這樣一些條件:要具備現代化的會議設施;要有不同檔次的住宿和娛樂設施;會議舉辦地點的地理位置要好,交通要便捷,最好是位于城市與機場之間;要有較高水平的服務和組織活動能力;要有一批熟悉國際會議慣例并善于組織國際會議的專門人才;要具有良好的購物場所,商品貨色齊全、物美價廉,并能做到物有所值

  (6)可以擴大舉辦國的政治影響,可以提高會議所在城市的知名度,對舉辦會議的城市市民的精神狀態、市政建設、交通設施及環境衛生等均有促進作用。
會議旅游的類型
會議旅游類型很多,不同的劃分標準,就有不同的劃分結果。人們往往根據自已研究問題的需要,在不同的情況下選用不同的劃分標準,因而所劃分出來的會議旅游類型很可能會不盡相同。比如,根據會議活動的特征來分,會議旅游可以分為商務型會議、度假型會議、文化交流會議、專業學術會議、培訓會議等;根據會議活動的內容分,目前國際會展大部分是科學和商業性的,與政治等方面關系不大;而從專業上劃分,會議旅游又可以分為醫學類、科學類、工業類、技術類、教育類,等等。

  根據久們在會議旅游調研、統計及理論研究中常常用到的關于會議旅游類型的一些提法進行歸納,可以發現,根據會議舉辦者的不同進行分類比較常見,:可以分成協會會議、公司會議和其他組織會議。

  1.協會會議

  協會的組織有兩種形式:一類是全國性的協會組織,有專職、長期的協會管理人員;另一類是小型協會組織,沒有專職的管理者,一般掛在某行業或科研機構下,由其管理人員兼任協會秘書長。

  協會是會議旅游的最主要客源。地方性協會、全國性協會乃至世界性協會每年都要舉辦各種會議。協會又分成貿易性協會和職業與科學協會。

  (1)貿易性協會。它一般由各類行業組織牽頭。

  (2)職業與科學協會。它一般由各專業技術和學科領域人員組成。這類協會涉及的主題范圍廣泛,如作家協會、制冷協會、校友會等。

  協會會議的形式很多,最熟悉的是年會、協會的專業會議、研討會、管理者會議等。

  協會會議大多數每年舉辦一次,會期45天,一般在4月、5月、6月、9月、10月舉行。任何一個協會都要提前計劃開會時間,有時候提前12年。協會的會員參加會議都是自愿的。

  2.公司會議

  公司會議是本行業、同類型及行業相關的公司在一起舉辦的會議。近幾年這種公司會議發展非常迅速,一般包括以下幾種:銷售會議、推銷商會議、技術會議、管理者會議、培訓會議、代理商會議、股東會議等。

  公司會議主要集中在市中心酒店、機場旅館和城郊旅館舉行,這主要是由于成本的關系。當然,不同會議的要求又有所差異,如獎勵性質的會議與銷售會議就不一樣。公司會議一般需要有較好的安全性和隱蔽性。

  部分公司會議有明顯的周期性,如股東會議一年一次。但大多數會議是根據具體需要來安排的,沒有固定的周期。公司會議一般都是在固定的地點重復舉行,會議地址的改變很大程度上由公司關鍵人物來決定。公司會議會期較短,少則1天,多則3天。

  3.其他組織會議

  (1)政府會議。很多政府需要在政府所在地之外的地方召開會議,參加會議的人員也不限于政府職員,經費來源是行政撥款。

  (2)宗教組織會議。它的經費來源主要靠資助或宗教捐助。

  (3)工會組織和政治團體會議。通常每年或兩年舉行一次,它與政府部門會議具有相同之處。
會議旅游操作流程
 ()國際會議承辦的方式

  各類國際會議的承辦方式及爭取條件在其國際組織的章程中皆有明列,要爭取會議主辦之前,得先了解章程的規定及如何爭取,才能事半功倍,取得成功。

  要爭取主辦一個國際會議,首先要了解該會議的組織章程在承辦的方式上是采用哪一種,方能對癥下藥,爭取成功。

  1.會員國輪流主辦

  這種國際會議的爭取基本上最單純,只要加入國際組織成為I正式會員國,就有機會主辦。其方式有以入會先后次序或國名英文字母順,扇等方式輪辦,也有以會員國主動提出優惠條件,經會員國或此組織的監理會同意即可。例如,亞洲秘書協會組織就是以入會先后次序輪流主辦。

  2.地區性輪流主辦

  有些重要國際組織會員分布在世界各國,每年或兩年在全球各地區召開國際會議。為了讓分布在全球各地區的會員國都有機會主辦,因此指定輪流在某些地區召開。然而某一地區可能有好幾個會員國,例如亞洲地區,則由亞洲地區有意爭取主辦的會員國提出申請企劃書或僅以書面方式表示有意承辦,再由這個組織的監理事或特別成立的評估小組來表決,由獲選的會員國主辦。一般來說,組織的知名度、會議的效益及權威性越高,會員國之間的競爭也就越激烈。

  3.競標方式

  這種方式對有意爭取主辦權的會員國來說最具挑戰性。而這些會員國競爭激烈的國際會議必定是全球知名的國際組織,其舉辦的國際會議也引起全球的矚目,并具有權威性。其競標的過程經常要花費競標會員國相當長的時間去苦心經營。通常,主辦單位會先將辦理會議的先決條件列在招標書中。

  ()國際會議旅游的工作流程

  凡舉辦會議,不論會議大小,住宿、餐飲、活動缺一不可,會議組織者應該主動與會議主辦者打交道。以一個大型國際性會議為例,它的流程主要包括申辦、承辦和總結三個階段。

  1.申辦階段

  國際會議承辦的方式主要有會員國輪流主辦、地區性輪流主辦和競標方式三種。當然,競標方式最具有挑戰性,但由于競標產生的會議往往受矚目程度高、權威性高、影響大,因而更加引起主辦者的興趣。一次競標工作分為三個步驟:

  一是擬訂競標企劃書。這是評審委員會對爭取單位的第一印象。它的主要內容包括以下幾項:政府及各相關單位的支持信函;硬件設備;預算;承辦國際會議的記錄;飯店;航空;交通和旅游;餐飲;文化節目;專業會議籌辦人等。

  二是接待評比人員。這是由評審委員會派出的,一般34人,接待時要注意:用最高禮遇的接待方式;安排好住宿;結合會議相關產業參與簡報,表現出團隊精神;實地參觀硬件設施;拜會政府首腦;舉行參觀活動;送禮品。

  三是了解競爭對手。一個會議往往有幾個申辦者,因此要更多地展示自己的競爭優勢,以加深評審委員會對其了解的程度。

  2.承辦階段

  會議一旦申辦成功,即進入承辦的操作階段。通常工作包括:組織籌備委員會、會前準備工作、議程的設計、會議的控制等。

  (1)組織籌備委員會。大型會議展覽都有一個組織籌備委員會,專職處理所有相關事宜。籌備委員會下有執行委員會,常設機構為秘書處,一般都有住宿旅游餐飲小組,因此會議組織者要加強與秘書處的聯系工作。

  (2)會前準備工作。要組織一個高效的會議,必須要有周全的會前準備工作。很多會議就是因為缺乏完整的會前工作,才導致低質量的討論過程。其實,會前的準備工作并不只是主事者選定哪些人與會及設定討論事項而已。會前準備工作的作用主要是:遴選最恰當的討論方式;使與會者對討論有清楚的方向可循;清楚地告知與會者應有何種行為表現;節省時間并減少沖突。一般認為,組織高效率的會議,需要八個步驟:

  理清開會的目的與訴求;

  選擇合適的領導方式;

  選擇合適的主席,并篩選與會者;

  向與會者做簡報;

  選擇合適的開會時間與地點;

  有效整合會議中的意見;

  遴選恰當的會議記錄者;

  決議通過后的工作分配。

  首先,開會的目的與訴求,應盡可能以一句話清楚地表述出來。清楚的程度至少要包括:為何開會、誰來開會及決議何時應該執行完畢。

  其次,要決定采用哪一種領導方式開會。有人提出了三種會議領導方式,分別是咨詢式、決議提報式和責任完全交付式。只有靈活使用不同的領導方式,才能提高議事效率。舉例來說,如果開會的目的是為了傳達新政策,不需要與會者有特殊的回應,那么領導方式就越直接越好。如果要征詢員工多方意見,那么就應該選擇較開放的、能讓與會者發揮創意的會議模式。如果是以專家意見為討論依據,則讓專家發表10分鐘左右的談話,,緊接著再采用咨詢式的討論模式。

  再次,要篩選出恰當的與會者名單。較好的方法是讓討論議題明確化,決定誰該參加,誰沒有必要參加。如此一來,即可將原本耗費眾多人力、物力的會議,精簡成較小型的會議。只要小型會議管理得當,開會的時間不僅會比原來少,也可以減少會后的抱怨。

  接下來就是通知名單內的人士到會。最好能親自通知每個與會者,并向其解釋開會目的。開會通知應包括請他與會的理由、該準備哪些資料及會議召集人所期望的會議目標。事先告知與會者可能被詢問的問題,請其預先作準備,這對于增進議事效率有實質性的幫助。

  另一個常被忽略的會議前置作業,是對開會的時間及地點作詳盡的考慮。會議召集人不能隨意指定一個開會時間與地點,就要所有人配合,否則,因故不能出席的理由便會接踵而來。較周全的方法是先把與會者對會議的重要性列出來,調查能出席者的共同時間。若真的很難湊出共同的時間,則允許不能出席者指派代表參加。

  (3)議程設計工作。議程設計是高效率會議的開始,無論是臨時或固定召開的會議,議程規劃都是非常重要的。有效會議的標準議程包括:

  理清及解釋問題;

  分析問題;

  擬定評估各種相應對策的標準;

  商議相應對策;

  遴選最可行的對策;

  決議完成。

  理清及解釋問題,就是在正式討論開始前,把要討論的問題界定及解釋清楚。相反,很多會議一開始即爭辯某某方法的可行性高不高、優缺點為何,使得討論的焦點模糊;或者到最后因時間不夠,而草草達成決議。這樣形成的決議往往是造成更多問題的根源。

  好的議程設計有助于討論上軌道,也就是能在預定的時間內討論各相關議案細節。好的議程設計也可避免討論離題,系統地幫助與會者一步步達到目標。在分發給與會者的議程表里,也應標明各議題所預計使用的時間,供主席及與會者遵循。議程表最好有固定的格式,以確保在設計議程時,不致遺漏需考慮到的事項。

  與會者的重要發言及決議都應被正確地記錄下來,并在會后發給與會者。擔任此項工作的人,其職責不僅要記錄誰講了什么話,也要將大家同意的觀點記錄下來。此會議的記錄者,不僅要有良好的組織能力,也要能簡短扼要并忠實地記錄。會議記錄的篇幅通常在一頁左右。

  決議既已達成,就要開始分配工作。工作分配的狀況也應寫入會議記錄里,并發給與會者。如此可避免日后發生責任歸屬的誤會或其他問題。這對督促與會者依計劃完成既定目標,大有幫助。

  (4)會議控制工作。就會議控制而言,會議記錄者的地位可說是僅次于主席,其職責包括維持議程所設計的討論順序。好的會議記錄者可以增進議事效率,不好的記錄者往往記錯他人意見,不僅徒增誤會,還浪費時間。稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發言,而且能準確重述所聽到的內容,同時記錄好幾項發言而不失誤。

  遴選好的會議記錄者,除了要觀察他要具備傾聽、互動、發表意見的能力,還要確定他有良好的組織、綜合、比較異同的能力。在會議過程中,會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統地陳述意見及遵照議程進行討論。例如詢問與會者:我們可以在這部分先達成結論,再往下討論嗎?”“這是您提出的意見嗎?”會議記錄工作的重要性僅次于主席,可由具有擔任主席潛力的與會者負責此工作,培養其領導會議的能力。

  3.總結階段

  會后總結工作是管理工作的組成部分,其作用是統計整理資料,研究分析已做過的工作,為未來工作提供數據資料、經驗和建議。總結階段的工作一般包括:

  (1)會議總結與評估。總結分為:從籌備到開會中的各項工作總結、效益分析和成本核算、項目市場調查三部分。評估工作的意義和作用在于為判斷已做過的所有工作的效率和效果提供標準和結論,并為提高以后工作的效率和效果提供依據和經驗。

  (2)做好客戶回訪工作。會議結束不久,與會者對會議的印象仍在記憶中,如果此時對客戶做一些回訪工作,如對本次會議安排的住宿、餐飲是否滿意有何意見和建議等等,這樣,深入與客戶發展關系就容易多了。因此,要做好客戶回訪工作。

  (3)召開總結表彰會。做好感謝工作,對象是所有的會議參加者、重要的支持單位、合作單位及曾給予大力支持的媒體,都應該給予感謝。對于重要的客戶,可以采取登門致謝,甚至通過宴請方式表示謝意。

  (4)表彰會議服務人員。會議服務是一項復雜的系統工程,會議公司、酒店等各部門都可以開展表彰。

  (5)作好媒體跟蹤報道。主要是對會議進行一個回顧性的報道,將有關情況、有關的統計資料數據,提供給新聞界炒作,進一步擴大會議的影響。會議的各類統計數據包括:會議參加人數、專業含量和觀眾的反饋意見等。

 
返回上一頁  
首頁 | 會議服務 | 展覽服務 | 經典案例 | 場地推薦 | 服務流程 | 客戶反饋 | 關于我們
CopyRight @ 2010 湖北會議網 All Rights Reserved.

鄂公網安備 42010302000693號

地址:武漢市新華下路169號菱湖上品18樓 郵箱:[email protected]鄂ICP備13005317號
訪問人數:
天元围棋直播