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武漢天策會議案例
武漢天策會議
[武漢會議公司]如何撰寫一份成功的會議紀要

1、 在會議開始之前就搞清楚會議主題和參會部門

如果你要參加一個「陌生」的會議,千萬不要等到坐到會議室,才想起來去問這是什么會議?

在會議之前就必須千方百計問清楚會議主題和參會部門人員,搞清楚會議的目的,不然你寫出的會議紀要只會是一個中學生的「記錄」,而且你都無法寫出參會人員的職務和身份。

在會議室坐下來才發現一大半的面孔我都不認識,他們之間的對話我壓根就聽不懂,只能機械地記錄討論內容,這種會議紀要自然會犯「缺乏邏輯、毫無重點、抓不住核心結論」的毛病。

2、在會議室人員就座時搞清楚每個參會人員的身份

如果會議室里有你不認識的人,那么你需要千方百計搞清楚每個人的職務和姓名。所以,在正式會議開始前,你需要問你的同事或領導參會的人都有誰?是什么職務?誰有發言權和影響決策權?

3、不要混淆會議記錄和會議紀要,要用金字塔原理加工會議記錄

千萬別以為寫會議紀要只是記錄會上每個人的發言,而是需要用金字塔原理來加工會議記錄,形成結論先行、論據充足、重點突出的會議紀要。

 一個優秀的會議紀要一定是結論先行

任何一次會議都應該是奔著一個目標去的,比如討論年會策劃方案的會議,那么年會的主題、時間地點、預算這些就是討論結果,也就是會議的結論。我們需要首先在會議紀要里呈現一次會議的最核心結論,這和金字塔原理的第一個原則「結論先行」是一樣的。

 把結論拆解成下一步執行計劃表

一次成功的會議肯定會有下一步執行計劃,并且要寫清楚負責人、執行事宜、完成時間、交付對象,然后再把它發送郵件到各個參會人郵箱,唯有如此才能杜絕部門扯皮現象。所以,只有會議結論的會議紀要可能只是個空殼,有具體執行計劃的會議紀要才是真槍實干。我現在寫的會議紀要都包含了「下一步工作安排」一欄:

 記錄核心人物的發言,把它作為論據支撐

會議結論和下一步執行計劃都是由在場的參會人討論出來的,需要在會議紀要中重點體現核心人物的發言觀點,從而讓未參加會議的人在看會議紀要的時候知曉來龍去脈,也明白為什么有些執行任務是由自己來做。

會議結論、下一步執行計劃和核心人物的發言論據三個層次構建了整份會議紀要的金字塔。現在你可以去打開自己曾經寫過的會議紀要,看看是否包含這三個層次

 
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