武漢會議服務
武漢天策會議案例
武漢天策會議
[武漢會議公司]活動幕后工作人員工作細則
對于一次大型甚或中小型年會活動,后臺工作人員及活動組織人員的工作一般都會很緊張、很辛苦。如果你覺得以下這些東西對于你以后搞活動有借鑒作用,可在活動籌備期間,開會向有關人員明確這些事項,作好分工,制定詳細的后臺工作劇本或操作流程。還要進行活動的預先排演。在正式活動時還要時時留意、詢問、叮嚀、提醒,最好把相關的要求、注意事項和工作劇本等寫在或印在紙上,帶在身邊。當然,不同的組織、不同的活動,工作職責、任務分工和活動程序都是不同的。
1
、預測檢查年會每一環節是否都沒有問題了。進一步在現場檢查預測計劃是否完備、對所有相關人員(內外、主客、媒體、上下級等)的服務安排是否妥善協調、溝通到位、時間進度表詳細、沒有遺漏(如交通、吃飯、住宿、進場、長途趕來人員的身體狀況、協作分工等)。
2
、后臺人員、活動組織人員、主持人等比年會正式活動提前半小時以上進場,檢查所有設備物品(話筒音量、燈光明暗等)、場地布置、人員狀況(服裝、音響、道具、燈光等工作小組是否已經到位等),演練臺詞,等等,保證活動有序高效,沒有不良狀況出現。
3
、隨時有序安排好年會座位,避免非合適人員占用好位置,包括年會主席臺、能控制全場的好位置、前排位置、托兒的位置等。
4
、若條件許可,在人財物的安排上都留有適當余地,以應付改變。比如除了一般分工,還可安排一至數個自由人(志愿者),看見年會有什么要做就去做(這些人可能是全場工作最緊張的)。也可安排人手作場記,記錄全場活動情況,作為以后改進的依據。
5
、提高年會工作效率(如化妝換裝、物品整理時間),以便快速反應。
6
、確保后臺前臺、貴賓區、場外管理聯系通道順暢,電話手機齊備、線路通暢。
7
、阻止外人進入后臺影響年會工作。
8
、準備好下一環節所需要的一切,提前準備物品。在接收到相關信號后,相關人員到指定位置等候或開始行動,上身弓、刀在手、彈上膛。
9
、監測整個活動進程,發現潛在問題快速反應。
10
、與前臺密切聯系,場內外事項交接好,保證前臺工作順利進行。
11
、如果前臺人員有失誤,想法協助解決。 
12
、提醒相關人員準備好或做好自己的年會事項(催場)。
13
、保證每一環節銜接緊密、事項到位。如音樂響起的時機、追光、人員的服裝等。
14
、觀察嘉賓、客戶、前臺人員及相關人員的細微反應或問題,做好細節服務,避免他們有不滿意之處及顯露問題,及時滿足相關人員的年會合理要求(如端茶遞水)。
15
、監測活動環節等是否有欠缺,及時查漏補缺。
16
、其他人員出現問題而又不能公開提醒時,用巧妙的方法提醒對方。
17
、協助應付好因年會準備考慮不周、人員遲到、流程改變、活動隨意、活動參與人員的無序及沖突、外人闖場、安全威脅、設備不良、物品丟失等出現的突發狀況。
18
、掌控監測好時間和環境狀況。
后臺人員要遵守紀律和規定,不能高聲喧嘩、不能見客、不能做與演出無關的事,凡違反都有一律記下。年會活動結束后做好善后工作。如果以上事項都做好了,沒有出現狀況,就開個慶功宴了。
 
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